INTERNATIONALE MITARBEITER-EVENTS MIT WIRKUNG

WIE BEGEGNUNG WIRKLICH GELINGT

Termine per Teams, Mails im Dauertakt – in der vernetzten Arbeitswelt ist der Alltag effizient wie nie. Und doch spüren Unternehmen weltweit dasselbe: Menschen vermissen das echte Miteinander. Kein Wunder, dass die Nachfrage nach Präsenzevents aktuell steigt – denn genau dort entsteht, was Remoteformate nicht leisten können: echte Verbindung. Wir Menschen tragen ein Lagerfeuer-Gen in uns. Sobald wir zusammenkommen, teilen wir Ideen, bauen Vertrauen auf und erleben jene ungeplanten Momente, die den Unterschied machen: Serendipity. Ein Gespräch, eine Idee, eine Begegnung – oft das, was Teilnehmende als besonders wertvoll erleben.

In Unternehmen gäbe es genug Gelegenheiten zum Zusammenkommen: Jubiläen, Onboarding Days, Trainings-Events, Roadshows, Company Meetings, Führungskr.ftetagungen, Kick-off-Events sowie Brand & Product Launchs. Doch oft geraten ausgerechnet die wichtigsten Menschen in den Hintergrund: die Mitarbeitenden. Bei einem Jubiläum stehen Partner und Politik im Rampenlicht, die Belegschaft fehlt oft. Führungskräftetagungen werden zu Power-Point-Marathons, Feiern zu verpassten Gelegenheiten. Gut gemachte Events bilden bewusst einen Kontrapunkt: Sie verbinden Information mit Emotion, Strategie mit persönlichem Erleben, schaffen Zugehörigkeit und Raum für Serendipity. Für internationale Formate gilt das umso mehr. Hier setzen wir mit konzeptionellen Lösungen und Umsetzungen an den entscheidenden Schnittstellen an: strategisch, kreativ und operativ.

Denn globale Events funktionieren nicht per Copy-and-paste. Wer Teams aus verschiedenen Kulturen zusammenbringt, braucht Formate, die wirklich verbinden. Alles beginnt mit Fragen, die banal wirken, aber oft vergessen werden: Warum treffen wir uns? Was soll entstehen? Wer soll erreicht werden? Wenn das klar ist, fügen sich Inhalt, Ablauf und Format fast von selbst. Sprache ist dabei zentral. Englisch reicht oft nicht aus. Wer zentrale Botschaften zusätzlich in der Landessprache verfügbar macht oder live untertitelt, öffnet Teilhabe – wozu heutige AI-Technologien schon die Möglichkeiten bieten. Ein einziger Satz – »Bienvenue à tous« – kann Nähe schaffen.

MANCHMAL IST WENIGER INFORMATION MEHR WIR

Auch die Formate brauchen Raum für Austausch. Begegnung ist keine Kür – sie ist der Kitt, der internationale Teams zusammenhält. Damit sie entsteht, braucht es mehr als eine Abendveranstaltung. Es braucht Zeitfenster, offene Sitzordnungen, bewegliche Bühnen, keine reservierten Tische für Regionen und Teams, denn wer immer bei den eigenen Leuten sitzt, verlässt auch gedanklich kaum sein gewohntes Terrain. Wurfmikros ermöglichen spontane Wortmeldungen, schriftliche Beteiligungsformate senken Sprachhürden. Serendipity wirkt wie Zufall – ist aber oft das Ergebnis kluger Planung. Echte Begegnung entsteht nicht in der Chartflut, sondern da, wo Menschen gemeinsam gestalten und Zeit bekommen, sich wirklich zu begegnen. Relevanz entsteht dort, wo Menschen sich gesehen fühlen – nicht in endlosen Slideshows. Und: Wer Teilnehmerdaten gezielt nutzt, kann Formate, Inhalte und sogar Pausen so gestalten, dass sich Menschen noch besser abgeholt fühlen – und ein Event zu einem echten persönlichen, individuellen Erlebnis wird. Kultur zeigt sich im Detail: In Japan ist ein Gruppenfoto Pflicht, in Skandinavien wirkt zu viel Inszenierung schnell aufgesetzt.

Auch Klima und Kontext spielen mit: Nach einer Reise in tropisches Klima ist ein Glas lauwarmes Wasser oft sinnvoller als ein kühler Sekt. Wer hier aufmerksam plant, zeigt Haltung – und Respekt. Wir entwickeln dafür globale Event-Guidelines, die einen verlässlichen Rahmen setzen und zugleich Raum für lokale Anpassung lassen – ob bei Feiertagen, Menüwahl, Feedbackkultur oder nonverbaler Kommunikation. Und wir setzen auf gemischte Teams: sprachlich und kulturell vor Ort verankert, mit dem Blick fürs große Ganze.

Unsere Teams verbinden beides – und schaffen so die Brücke zwischen globalem Anspruch und lokalem Erleben. Natürlich zählt auch, was nicht auf der Bühne steht: Nachhaltigkeit und Vielfalt. So vergleicht unser AI-basierter Location-Finder CO2-Bilanz, Anreisewege und Energieversorgung weltweit und zeigt, wo das Treffen den geringsten Fußabdruck hinterlässt. Vor Ort arbeiten wir z. B. mit lokalen Partnern und Produkten und achten auf Barrierefreiheit, Rückzugsr.ume und inklusive Sprache. Und damit die Wirkung nicht mit dem Abbau der Bühne endet, braucht es ein digitales Echo: Ein Recap, eine Danksagung, ein Highlight-Video verlängern das Erlebte und zeigen Wertschätzung. Am Ende geht es um Verbindung in einer Arbeitswelt, die oft fragmentiert ist – und um Räume, in denen Menschen sich einbringen, mitfühlen und gemeinsam gestalten können. Wer internationale Veranstaltungen ernst nimmt, plant keine (Leistungs-)Shows, sondern Lagerfeuermomente. Denn daraus entsteht echtes Wir.

Vor mehr als 50 Jahren gegründet und seither inhabergeführt betreut VOK DAMS weltweit zahlreiche namhafte Kunden, wie BMW, Bayer, L’Oréal, Lamborghini, Porsche oder SAP. Ob live, digital oder hybrid: VOK DAMS gelingt es immer wieder, die Markenkommunikation auf ein neues Level zu heben. Die Projekte der Agentur werden regelmäßig von hochrangigen Jurys weltweit mit Kreativ-Awards wie z. B. Red Dot-, Golden Award of Montreux-, Gala-, beaworld-, Galaxy-, BrandEx- und dem Deutschen Preis für Wirtschaftskommunikation ausgezeichnet. VOK DAMS hat Büros in Berlin, Frankfurt, Hamburg, München, Stuttgart und das Headquarter in Wuppertal. Hinzu kommen internationale Niederlassungen in Barcelona, Beijing, Shanghai, Hongkong, Bordeaux, London, Tallinn, Wien, Prag, New York, Philadelphia, Sao Paulo und Dubai.

VON COLJA M. DAMS